Assinatura Eletrônica
A assinatura eletrônica avançada gera documentos a partir dos modelos, preenchidos com os dados do cliente no ERP, e envia um link para o cliente assinar pelo celular ou pelo computador. O cliente lê o documento, confirma os dados, envia uma foto do documento de identificação e uma selfie e, se a organização exigir, um código de verificação. Depois da assinatura, o PDF recebe o relatório com as evidências e o certificado digital da plataforma, e pode ser conferido por um link de validação.
Para emitir documentos com a assinatura avançada, deixe a opção Versão das novas assinaturas em Versão 2 (assinatura avançada) nas configurações da assinatura.
1 - Documentos
Acesse Ferramentas > Ass. Eletrônica > Documentos.
A lista tem filtro por status e busca. Na coluna Opções ficam os Detalhes e o Cancelar.
- PENDENTE: Aguardando a assinatura do cliente.
- FINALIZANDO: O cliente assinou e a plataforma está gerando o PDF final.
- ASSINADO: Assinatura concluída.
- RECUSADO: O cliente recusou o documento na central do assinante ou no aplicativo.
- CANCELADO: Cancelado na plataforma.
1.1 - Novo documento
Clique em + Documento, digite o nome do cliente para buscar, escolha o contrato e o modelo e clique em Confirmar. Só aparecem os modelos ativos e assináveis. O documento nasce com status PENDENTE.
Se o modelo tiver variáveis próprias, fora da lista padrão, a janela Variáveis Extras pede o valor de cada uma antes de gerar o documento.
A criação é recusada quando o limite de assinaturas do plano acabou. Com o código de verificação ligado, ela também é recusada para cliente sem telefone e sem e-mail no cadastro, porque ele não teria como receber o código.
2 - Detalhes do documento
O topo mostra o cliente, o CPF/CNPJ, o modelo usado (Arquivo), a data de criação, o Hash (o resumo SHA-256 do PDF original, que identifica o arquivo) e o status, com a marca Assinatura avançada (v2). Conforme o cliente avança na assinatura, os detalhes ganham os blocos abaixo:
- Signatário: Nome e data de nascimento informados pelo cliente, com o telefone e o e-mail do cadastro.
- Aceite: Data do aceite e da conclusão, IP, leitura (até que página o cliente leu e por quanto tempo), dispositivo e o hash do PDF certificado.
- Código de verificação: Se o código foi exigido e, quando confirmado, a data, o canal e o contato que o recebeu, mascarado.
- Evidências: A foto do documento e a selfie, com resolução, data e o hash SHA-256 de cada uma. O botão ao lado abre a imagem, e cada acesso fica registrado.
- Retenção das imagens: O prazo de guarda dos originais e a data prevista para a eliminação. Suspender expurgo mantém as imagens além do prazo, por exemplo durante uma disputa, e Retomar expurgo volta ao prazo normal. Depois do prazo os originais são eliminados, e a versão reduzida e o hash continuam no PDF.
- Registro de eventos: Cada passo da assinatura com data e hora.
O registro mostra, entre outros, a abertura do documento, a ciência do tratamento de imagem, os dados informados, cada imagem enviada, a leitura, o aceite, a assinatura e os envios do link. O último é o Carimbo do tempo aplicado: a assinatura recebe um carimbo do tempo ICP-Brasil, emitido por uma autoridade de carimbo do tempo, que comprova a data e a hora em que foi feita.
2.1 - Enviar e baixar
- Enviar: Copiar Link copia o link de assinatura e só aparece antes da assinatura. E-mail e WhatsApp enviam o pedido de assinatura para o e-mail ou o telefone do cadastro do cliente, pela notificação configurada (veja a seção 3).
- Baixar: Original é o PDF gerado a partir do modelo, sem assinatura. Depois da assinatura ficam disponíveis o Assinado, com o relatório de assinatura no final, e o Certificado, o mesmo PDF com o certificado digital da plataforma. O certificado é a versão que o cliente baixa.
3 - Notificações
Para enviar por e-mail ou WhatsApp, cadastre notificações agendadas dos tipos de pedido e de confirmação de assinatura em Notificações WhatsApp e Notificações E-mail. Essas regras não rodam no horário: o pedido sai quando alguém usa o Enviar, e a confirmação sai logo depois que o cliente assina.
Para enviar assinaturas por WhatsApp ou e-mail é preciso ter o respectivo serviço ativo. Sem a notificação de pedido cadastrada, o envio avisa Mensagem não configurada.
No chat, o painel do atendimento integrado também lista os documentos do cliente, gera documentos novos e envia o link pela própria conversa.
4 - Cancelando
O Cancelar da lista só funciona antes da assinatura. Um documento assinado não pode ser cancelado: para desfazer o acordo, gere um novo documento, como um termo de rescisão.
5 - Assinatura pelo cliente
O cliente recebe um link curto, como o do exemplo abaixo, que abre a tela de assinatura com o documento ao lado dos dados do provedor. Os documentos também aparecem para ele na central do assinante e no aplicativo, que também permite assinar.
https://evosign.com.br/wc5F8UcUD
A tela pede que o cliente leia o documento até a última página. A plataforma registra até que página ele leu e por quanto tempo, mas a leitura não trava o botão Assinar. Ao clicar nele, a assinatura segue em três etapas.
5.1 - Seus dados
O cliente informa nome completo, CPF/CNPJ e data de nascimento e dá ciência do tratamento das imagens. O CPF/CNPJ precisa ser o mesmo do cadastro, e o signatário precisa ter 18 anos ou mais.
5.2 - Fotos
Primeiro vem a foto do documento de identificação e depois a selfie, pela câmera ou com Enviar foto da galeria. Cada foto aparece para conferência antes de Usar esta foto. Conforme as configurações, a plataforma recusa na hora a selfie sem rosto e as fotos desfocadas ou pequenas demais, e o cliente tira outra.
5.3 - Código e assinatura
A última etapa resume o documento, o signatário e as fotos. Com o código de verificação ligado, o cliente escolhe receber o código por SMS ou e-mail, no contato do cadastro, digita os seis dígitos e confirma. Só então o Assinar é liberado. O código é enviado pela plataforma EvoSign, vale por 10 minutos e pode ser reenviado depois de 60 segundos. Sem o código de verificação, o cliente revisa os dados e assina.
Depois do aceite, a plataforma finaliza o documento em instantes. A tela passa a mostrar o documento assinado, com o botão Baixar, e, com a notificação de confirmação cadastrada, o cliente recebe o aviso por WhatsApp ou e-mail.
5.4 - Relatório e validação
No final do PDF entra o relatório de assinatura. A primeira página traz o signatário e a sessão (nome, CPF, nascimento, código de verificação, IP e dispositivo), as evidências (selfie, foto do documento, assinatura e QR Code, cada uma com o seu hash) e o hash do documento original. A segunda página traz o registro de eventos. O PDF certificado leva o carimbo do tempo, e os dados dele aparecem na página de validação.
O QR Code e o link do relatório abrem a página de validação, que confirma a assinatura e dá acesso ao documento.
Isso é tudo sobre a assinatura eletrônica, em caso de dúvidas contate nossa equipe.